Özlük dosyası nedir?
Özlük dosyasını; işyerinde çalışan bütün çalışanlar için ayrı ayrı düzenlenen ve işverenler tarafından tutulması zorunlu olan, çalışanların sözleşme esasınca bütün bilgi, belge ve evraklarının bir arada tutulduğu dosya olarak adlandırabiliriz.
İşveren tarafından çalışan işçiler için özlük dosyası düzenlenmesinin zorunluluktur.
Konu ile ilgili 4857 İş Kanunu’nun 75. Maddesi’nde;
Madde 75 – İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.
İşveren işveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.
İfadelerine yer verilmiştir.
Özlük dosyasında bulunması gereken evraklar genel olarak şunlardır.
- İşçi Kimlik Bilgileri,
- Nüfus Cüzdanı Sureti,
- İkametgah,
- Diploma,
- Hizmet Sözleşmesi ( Belirli, Belirsiz, Kısmi ),
- Sağlık raporu,
- Adli Sicil kaydı,
- Yapılan ya da yapılacak fazla çalışmalar için işçiden alınan onay yazısı,
- Özürlü ya da eski hükümlü ile İŞKUR kaydı,
- İşin derecelerine göre periyodik olarak yapılan sağlık kontrolleri,
- İş kazaları ve iş Güvenliği için işçilere dikkat etmeleri ile yasal hak ve sorumluluklarını belirten bilgilendirme yazısı,
- Ağır ve Tehlikeli işlerde çalışan her personel için her sene düzenlenmesi gereken kontrol muayene evrakları,
- Çalışma Belgesi ( İşten ayrılan personel için ),
- Kan grubu kartı,
- Varsa şayet referans ve CV’si,
- Askerlik durum belgesi ( Erkekler için ),
- Yıllık izin formları,
- Ücretli izin formları,
- Ücretsiz izin formları,
- AGi formu ,
- İşe Giriş Bildirgesi,
- İşten Çıkış Bildirgesi ( Ayrıldığı Taktirde ),
- İhbar ve Kıdem Tazminatının ödendiğine dair evraklar ( Ayrıldığı Taktirde ),
- İstifa Dilekçesi ( Ayrıldığı Taktirde ),
- Varsa şayet işçinin çalıştığı dönemde tutulan tutunaklar,
- Varsa şayet işçiye yapılan noter tebligatı,
- İş akdinin feshine dair yapılan bilgilendirme yazılarının,
- İşçilerin, iş sağlığı ve güvenliği, mesleki riskler, alınması gerekli tedbirler ve yasal hak ve sorumluluklar konusunda bilgilendirildiklerine dair yazı,
- Yabancı işçiler için çalışabilir belgesi
İşverenler neden özlük dosyası düzenlemelidir?
- Özlük dosyası düzenleme yükümlülüğü 4857 Sayılı İş Kanunu kapsamında olan iş ve işyerlerinin işverenleri için geçerlidir. Basın İş Kanunu, Deniz İş Kanunu ve Borçlar Kanunu kapsamında olan işçilere özlük dosyası tutmak yasal bir zorunluluk değildir.
- Özlük dosyası sürekli işlerde çalışan işçiler için düzenlenir. Süreksiz işlerde yani 30 günden az çalışanlar için özlük dosyası düzenlenme zorunluluğu yoktur. Burada 30 gün aylık çalışma sayısı değil iş sözleşmesine yazılacak çalışma tarihi aralığıdır. İş Kanunu’nun 10. maddesi süreksiz işlerde özlük dosyasına dair 75. maddenin uygulanmayacağını belirtmiştir.
- Özlük dosyası düzenlenebilmesi için çalışan ile işveren arasında bir iş ilişkisinin olması gereklidir. İş ilişkisi yoksa hazırlanan özlük dosyasının hukuka aykırı olmadığı anlamına gelir ve TCK 135. Madde gereği suçtur.
- İş ilişkisinin kurulmasından sonra işveren işçisi için özlük dosyası tutar. İşçi işvereni için herhangi bir özlük dosyası yada kişisel bilgileri içeren dosya işverenin izni dışında kesinlikle tutamaz.
Çalışanın özgeçmiş bilgilerinin rızası dışında tutulması hukuka aykırıdır. TCK 135/1. maddesine göre “hukuka aykırı olarak kişisel verileri kaydeden kimseye altı aydan üç yıla kadar hapis cezası verilir.”
Rıza, hukuka uygunluk sebebidir. İşçinin rızasıyla arşive konulan özgeçmiş belgeleri hukuka aykırı sayılmazlar. Önce rızasını bildirip sonradan rızasından vazgeçen işçinin özlük evraklarının arşivden kaldırılması gerekir. Aksi takdirde suç sayılır. Bu nedenle kesinlikle işçinin özlük evraklarının arşivlenmesi için işçinin açık yada örtülü olarak rızası gerekir.
“Alan Kuramı”, bireyi değerlendirmek için ailesini, okulunu ve doğal çevresini de dikkate almak gerektiğini düşünür. Özlük dosyası içeriği işçinin özel yaşamı hakkında bilgilerden oluşur. “Çalışanın ailesi, arkadaşları ve akrabaları, iş çeivresi gibi belirli kişilerle çeşitli nedenlerle beraber olması, bu kişiler tarafından bilinen hareketleri, kendine ait bilgiler ve başından geçmiş olaylar özel yaşam alanını oluşturur. Bu yaşam alanı, belirli kişilerce blinmekle herkes tarafından bilinmemektedir. Bu nedenle işçi özlük dosyasında bulunan bilgi ve evraklar özel yaşam alanına saygılı ve uygun olacak şekilde korunmak ve gizlenmek zorundadır.
Özlük dosyasının kağıt dosya şeklinin dışında bilgisayar yada sanal ortamında saklanması da mümkündür. Daha az maliyetli olması açısından uygulanabilir. Ancak bu özlük bilgilerinin 3. kişilere karşı güvenlik ve gizlilik sorumluluğu tamamen işverene aittir. Güvenlik ve gizliliğin sağlanamaması konusunda cezai durumlarla karşılaşılır.
Özlük Dosyasının nitelikleri nelerdir?
- Çalışanın iş ilişkisinin gerektirdiği ölçüde bilgi ve belgeleri içermesi gerekir,
- İş ilişkilerinden başka bir amaçla kullanılmaması gerekir,
- İşveren tarafından hazırlanması gerekir,
- Çalışanın özel hayatına ait kabul edilmesi gerekir,
- Kağıt dosya ortamında ya da sanal ortamda saklanabilir.
Özlük dosyalarının kullanılma amacı nedir?
Saklama Sorumluluğu
İşveren, düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ile yükümlüdür. İşçisi ile iş ilişkisi sonlandığı takdirde gerekli evrakları saklamalıdır. Bu evraklar ile ilgili 10 yıllık bir zaman aşımı süresi gerekli görülmektedir. Gelecekte davaya konu olabilecek (tazminat davası gibi) konular açısından da bu evrakların işveren tarafından saklanması önem arz etmektedir. Ayrıyeten firmaya yapılacak olan herhangi bir denetim sırasında idari para cezası gibi durumların önüne geçmek için 5 yıl özlük evrakları saklanmalıdır. Sigorta primleri düşünüldüğünde bu primlerin ödendiğine dair evrak saklanma süresi de 10 yıldır. Görüldüğü üzere bir kısım evrakların saklanma zamanları 5 yıl bir kısmı da 10 yıldır. Bu sürelerin bir karışıklık yaratmaması açısından resmi olarak iş ilişkisi bittiği zamandan itibarın 10 yıl bütün evrakların saklanması işverenin yararına olacaktır.
Gösterme Zorunluluğu
İşveren işçi özlük dosyasında tuttuğu belge ve kayıtları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.
Hukuka uygun kullanma ve açıklamama sorumluluğu
İşverenin, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.
Yetkili memurlara belgelerin gösterilmesi ile mahkeme veya hakim kararıyla belgelerin gösterilmesi gerekmektedir. İşveren, özlük dosyasında bulunan belge, bilgi ve kayıtları hukuka uygun ve dürüstlük kurallarına uyarak kullanmak yetkisine sahiptir.
İşveren haklı yararı bulunan hallerde özlük evraklarını kullanabilir. Örnek olarak alacak iddiaları ya da idari para cezası yaptırımı olarak gösterilebilir. İşveren bu gibi durumlarda özlük dosyası içinde yer alan belge bilgi ve kayıtlara dayanarak idari mercilere karşı veya yargı yerlerinde savunma ve iddia haklarını kullanabilir.
Özlük dosyasında gizlilik açısından önemli husus “gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamak yükümlülüğüdür.” Bu durum işverenlerin sır saklama yükümlülüğüdür. Açık veya gizli her türlü bilgisinin sır olarak saklanması gerekir. Örnek olarak işçinin işine engel bir durum söz konusu değil ancak bir engelli bir çalışansa işçinin izin vermemesi halinde işçinin sağlığına, işçinin gelir ve mali durumuna, ikametgah adresi yada medeni hali gibi durumların gizli tutulması gerekir. Bu gibi durumlarda işveren işçinin haklı çıkarı olup olmadığını saptamalı ve buna göre gizlilik ilkesine uymalıdır.
Doğru bilgi ve belge verme sorumluluğu
İşveren özlük dosyalarında kayıt altına aldığı bilgi ve belge kayıtlarının doğru bilgiler olması gerekmektedir. Yanlış ve hatalı bilgilerde iççiyi yeni işe alan işverenin zarar görmesi koşuluyla işçinin zarar görmesi yada herhangi bir durumda cezai müeyyide ile karşılaşması halinde işçi eski işvereninden tazminat talep edebilir.
Delil niteliği
İşçi özlük dosyasında bulunan bütün belgeler delil niteliğindedir. İşçi özlük dosyasında bulunan bilgi, belge ve kayıtlar hem işveren hem de işçi lehine kullanılabilecek evraklar olduğu için taraflar arasındaki itilafta her iki taraf için de delil niteliğindedirler.
İŞÇİNİN ÖZLÜK DOSYASI HAKLARI
Erişim Hakkı
İşçi özlük dosyasını talep edip edememesi konusunda kanunda net bir ifade yoktur. Ancak işçinin özlük dosyasına itiraz, düzeltme talep ya da erişim hakkı vardır. Bu durumda işverenin işçiyi aydınlatma yükümlülüğünün bulunması çerçevesinde işçinin özlük dosyasına erişimi ve diğer talepleri konusunda hakkı vardır. Ücret pusulası, sözleşme, işten ayrılış bildirgesi yada bordro gibi evrakları işveren işçiye örnek vermek zorundadır.
İdari Para Cezası Yaptırımı
Özlük dosyası düzenlemeyen işverenler için 2016 yılında uygulanacak idari para cezası 1.560,00 TL olarak açıklanmıştır. ( her işçi için )
Özlük dosyasının düzenlenmemesi durumunda işveren veya vekiline idari para cezası verilir. 4857 Sayılı İş Kanunu’nun 75. Maddesi‘nde belirtilmiştir. İşveren özlük dosyası düzenlemediği takdirde her işçi için ayrı ayrı ceza uygulanır. Özlük dosyası eksik belgelerle düzenlenmesi halinde netice itibariyle özlük dosyası düzenlendiğinden idari para cezası uygulanmaz. Ancak kanunca düzenlenmesi zorunlu olan evrakların eksik olması yada düzenlenmemesi halinde idari para cezası uygulanır. Mesela ücret hesap pusulası düzenlenmesi zorunlu olduğundan bu evrakın özlük dosyasında bulunmaması cezayı gerektirebilir. Ancak var olan bir evrakın açıklamama konusunda kanunda herhangi bir ceza söz konusu değildir.
4857 İş kanunu 107. Maddesinde İş müfettişlerinin bu Kanundan veya diğer kanunlardan doğan her çeşit teftiş, denetleme yetki ve görevleri gereğince görevlerinin yerine getirilmesi sırasında, görevlerini yapma ve sonuçlandırmaya engel olan kimselere, fiil suç oluşturmadığı takdirde, idarî para cezası verilir.” olarak düzenlenmiştir.
Yetkili memur ve mercilere gösterilmeyen veya gizlenen belgeler konusunda fiili suç oluşmamışsa işverene/işçiye cezai işlem yapılır. İdari para cezası her yıl yeniden değerlenir. Müfettişlerin istediği evrak ve belgeleri 15 gün içinde sunmayan işverenlere yine asgari ücretin 3 katından 12 katına kadar para cezası uygulanır.
Vergi müfettişlerinin özlük dosyasını inceleme yetkileri olmadığından bu belgeleri işveren istenildiği takdirde sunma yükümlülüğünde değildir. Ancak işçiye ait vergilerin ödenip ödenmediğini sorgulama yetkisi olduğundan bu konularda belge ve kayıt isteyebilir. Bu belgelerde zaten özlük dosyasında bulunmaz.
