Görev tanımı; bir şirketin üst düzey yöneticilerinden başlayarak en alt düzey çalışanına kadar bütün personelin kime bağlı çalıştığı, o şirketteki görevinin ne olduğunu, kişinin iş yerinde ki sorumluluğu ve yetkilerinin tariflediği dokümanlara verilen isimdir. Görev tanımı yerine bazı şirketlerde aynı anlamda görev talimatı terimi de kullanılmaktadır.
Bu noktada önemli olan şirkette hangi yönetim sistemleri uygulanıyor ise ilgili kişinin görev tanımında bütün sistem şartlarından doğan görev, yetki ve sorumluluklara yer verilmesidir. Bununla birlikte bazı kuruluşlarda oluşturulan görev tanımlarında o alan için gerekli olan yetkinlik bilgileri de verilmektedir. Şart olmamakla birlikte bu konunun uygulanabilirliği bulunmaktadır.
Çalışanlardan daha iyi verim alabilmek ve onlara yön verebilmek için hazırlanmış planlara görev tanımı denir. Bir görevin varlığı kadar onun en iyi şekilde açıklanması da oldukça önemlidir. En genel tanımı ile görev tanımı, çalışanların hangi görevi yapacağını gösterir.
Görev tanımları, bir işi meydana getiren vazifeleri ve o görevi başarılı bir şekilde yerine getirmek için bir çalışanın sahip olması gereken özellikleri içerir.
Görev tanımı neden önemlidir?
İşletmelerin verimli çalışma ortamı sağlamaları için işverenlerin çalışanlardan beklentilerini net bir şekilde belirtmeleri gerekmektedir. Bu beklentileri yazılı bir şekilde işe giriş döneminden başlayan bir süreçte çalışanlarına tebliğ etmeleri ise onların görevlerine odaklanmalarını sağlamaktadır.
Görev tanımını hazırlarken şekil olarak görevlerin maddeler halinde yazılması hem hazırlayan için zaman tasarrufu sağlayacak hem de okuyan için anlama sürecini optimize edecektir. Görev tanımları, pozisyonun ne yapacağını belirtir. O işin nasıl yapıldığı konusunda detay vermez. Bu nedenle kişinin işi ve sorumlulukları ile ilgili bir belge düzenlenmelidir. Kişinin işini nasıl yapacağı ayrı bir konudur ve onun görev tanımı ile ilgisi bulunmamaktadır.
Hazırlanan görev tanımları iki nüsha olacak şekilde işçiye tebliğ edilmeli ve imzalatılmalıdır. Bir nüshasının işçide kalması, diğer nüshasının ise ilgili işçinin özlük dosyasında saklanmalıdır önem arz etmektedir. Görev tanımları için birçok örnek bulunuyor. Formda olması gereken başlıklara kısaca değinecek olursak;
- Görev tanımı yapılacak işçinin kimlik bilgileri,
- Görev tanımı yapılacak işçinin iş tanımı,
- Görev tanımı yapılacak işçinin iş yerinde ki sorumluluk alanları (Görevler, Yetkiler ve Sorumluluklar)
Gibi başlıklar görev tanımında mutlaka olmalıdır. Arzu edilir ise görev tanımı yapılacak kişinin yetkinlik bilgileri de eklenebilir. ( Eğitim düzeyi, sahip olduğu sertifikalar vb. )
